Política de Protección de Niños, Niñas y Adolescentes y Salvaguarda de Personas en Situación de Vulnerabilidad

1. Declaración de principios

Aquí Estamos desarrolla infraestructura tecnológica para apoyar la respuesta humanitaria en situaciones de emergencia. La protección de la dignidad, la privacidad y los derechos de las personas constituye el principio rector del proyecto. Los niños, niñas y adolescentes reciben el más alto nivel de protección dentro de esta política.

2. Principio de no exposición

La plataforma está diseñada para evitar la exposición pública de las personas registradas. No publica listados de víctimas, fotografías, perfiles individuales, ubicaciones ni información que permita identificar directa o indirectamente a una persona. Su función es facilitar procesos seguros de verificación entre quien busca a un familiar y la institución responsable de protegerlo.

3. Protección reforzada de menores

Aquí Estamos no hace registros audiovisuales ni ningún otro tratamiento de información que permita identificar directa o indirectamente a niños, niñas y adolescentes: el registro de menores no está contemplado en el alcance actual de la plataforma y no se iniciará hasta contar con protocolos especializados, asesoría jurídica y acuerdos con las instituciones competentes. Esta medida podrá revisarse únicamente cuando existan garantías suficientes para la protección de sus derechos.

4. Protección reforzada de personas mayores

Aquí Estamos inició y pretende mantener activo el operativo de registros audiovisuales de adultos mayores, una población en situación de especial vulnerabilidad ante una catástrofe. No obstante, su registro está sujeto a un régimen reforzado de consentimiento: solo se registra a personas mayores que cuenten con plena capacidad para otorgar su consentimiento libre, voluntario e informado, mediante un documento de autorización expresa —de naturaleza similar a los acuerdos de cesión de imagen («release») utilizados en producciones audiovisuales— en el que la persona autoriza específicamente el uso de su voz, testimonio, datos de historia familiar, fotografías y video, exclusivamente con fines de localización y reunificación familiar. El documento deja constancia expresa de que la autorización es gratuita, sin contraprestación económica, y prohíbe expresamente el registro o difusión de diagnósticos médicos, heridas expuestas u otro contenido que menoscabe la dignidad, el honor o el pudor de la persona registrada.

5. Alcance operativo actual

El registro de voluntarios se realiza a través de la página o plataforma de Aquí Estamos. Cada voluntario es verificado internamente por el equipo que dirige Aquí Estamos; una vez verificado, aparece reflejado en la base de datos de la plataforma.

El registro en campo de personas afectadas por la emergencia —actualmente limitado a adultos mayores bajo el régimen de consentimiento descrito en la sección anterior— es realizado exclusivamente por voluntarios ya verificados, bajo la coordinación directa de la Coordinadora de Voluntarios. El material recopilado en campo es entregado a la Coordinadora de Voluntarios, quien junto con el equipo de difusión se encarga de su publicación en la cuenta de Instagram de Aquí Estamos.

Cada voluntario porta, al llegar a los centros de refugiados, una identificación con un código QR que remite a la plataforma, específicamente al espacio de voluntarios, donde puede verificarse que el voluntario ha sido validado por el equipo y confirmarse si se encuentra actualmente activo.

6. Minimización de datos

Solo se recopilará la información estrictamente necesaria para cumplir la finalidad humanitaria autorizada. Siempre que sea posible se utilizarán mecanismos que reduzcan la exposición de datos personales.

7. Supervisión humana

Las decisiones relacionadas con la identificación, verificación o contacto respecto de personas vulnerables no serán adoptadas exclusivamente mediante procesos automatizados. La intervención humana será un requisito esencial.

8. Temporalidad y custodia

Aquí Estamos actúa como custodio temporal de la información humanitaria que administra. Los datos deberán conservarse únicamente durante el tiempo necesario para cumplir su finalidad o mientras exista una obligación legal o institucional que justifique su conservación; posteriormente deberán eliminarse o anonimizarse conforme a la normativa aplicable.

9. Restricciones de acceso

El acceso a la información estará limitado por funciones, necesidad de conocer y mecanismos de autenticación. La descarga, exportación o reproducción de información sensible solo podrá realizarse cuando exista autorización expresa de la institución responsable y conforme a procedimientos seguros.

10. Compromiso institucional

Aquí Estamos diseña sus procesos para minimizar los riesgos asociados al tratamiento de información sensible y mejorar continuamente sus medidas técnicas y organizativas. Ningún sistema puede eliminar por completo los riesgos, por lo que la organización revisará y fortalecerá permanentemente sus protocolos de protección.

11. Declaración final

La mejor información sensible es aquella que nunca necesita hacerse pública para cumplir su propósito humanitario. Ese principio guía el desarrollo tecnológico y operativo de Aquí Estamos.

Vigencia

Esta política entra en vigor desde su publicación y será revisada periódicamente para incorporar mejoras derivadas de la evolución tecnológica, jurídica y humanitaria.

🛡️ Reglas para Voluntarios en Refugios

Aquí Estamos · Protección de niños, niñas, adolescentes y personas vulnerables. Lee esto antes de cada jornada. Si tienes una duda, pregunta a coordinación antes de actuar.

1. Lo que NUNCA se hace

• ❌ No tomar fotos ni videos de menores — ni para uso interno, ni «solo para el grupo».
• ❌ No escribir nombres de niños ni datos que los identifiquen en WhatsApp, redes ni chats.
• ❌ No publicar listados de víctimas, fotos, perfiles, ubicaciones ni datos de ninguna persona registrada.
• ❌ No compartir ubicaciones de refugios donde haya menores.
• ❌ No prometer nada a una familia que no puedas cumplir (reencuentros, traslados, ayudas).
• ❌ No compartir claves ni accesos del equipo con nadie fuera de coordinación.

2. Lo que SÍ se hace

• ✅ Llegar en grupos de 3 e identificarse con el responsable del refugio.
• ✅ Pedir permiso a la institución/responsable antes de registrar cualquier dato.
• ✅ Recoger solo la información estrictamente necesaria para la finalidad humanitaria.
• ✅ Registrar los datos únicamente por el canal seguro del proyecto (el sistema / Excel autorizado), nunca por chats sueltos ni notas personales.
• ✅ Explicar a cada adulto, con respeto, para qué se toman sus datos y pedir su acuerdo.
• ✅ Tratar a cada persona con dignidad y privacidad: nada de exponer su situación.

3. Si encuentras a un menor no acompañado

• No te lo lleves y no lo dejes solo.
• Avisa de inmediato al responsable del refugio y a la institución competente presente.
• No publiques su foto, nombre ni ubicación en ningún chat o red.
• Reporta la situación a coordinación (ver abajo).

4. Principio que guía todo

La mejor información sensible es aquella que nunca necesita hacerse pública para cumplir su propósito humanitario.

Si dudas entre registrar algo o no: no lo registres y consulta a coordinación.

🚨 Reporte de incidentes

Reporta de inmediato si ocurre cualquiera de estas cosas — no esperes, no lo manejes solo/a, no borres nada:

• Se publicó por error una foto, nombre o dato de un menor o de una persona registrada.
• Se filtró o se perdió información sensible.
• Alguien usó mal un acceso o una clave del equipo.
• Detectaste una situación de riesgo para un menor o persona vulnerable.
• Una página o persona externa pide datos de forma sospechosa (posible fraude).

Cómo reportar:

• Contacto de incidentes: [nombre del responsable] · [teléfono / correo].
• Correo del equipo: aquiestamos.emergencia.venezuela@gmail.com.
• Qué incluir: ¿qué pasó?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿a quién afecta? Sin reenviar el dato sensible.

Reportar a tiempo protege a las personas y al proyecto. Reportar nunca trae problemas; callar, sí.